Titre d'emploi :
Agent.e de soutien administratif, classe principale (P00418)
Numéro de référence :
S-24-3235
Type de poste :
Personnel de soutien
Direction-Service :
Direction des études
Sous-service :
Registrariat
Nom du titulaire ou du prédécesseur :
Linda Mayer
Nom de la supérieure ou du supérieur immédiat :
Mélanie Mercier
Statut de l'emploi :
Régulier temps complet
Modalités de remplacement :
N/A
Durée de l'emploi prévue :
Lieu de travail :
Campus Félix-Leclerc
Horaire de travail :
De jour à 35 heures/semaine
Début d'affichage externe :
2024-03-12
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2024-03-25 23:59
Échelle salariale :
De 23,12 $ à 28,31 $ de l'heure
Entrée en fonction prévue :
Dès le 25 mars 2024
Description :
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer une variété de travaux administratifs au Registrariat selon des méthodes et procédures établies.
Principales tâches :
• Intègre et fait le suivi des cours en commandites ;
• Génère les propositions de choix de cours ;
• Effectue l’analyse des préalables et fait les suivis nécessaires auprès des différents intervenants ;
• Génère les inscriptions et fait le suivi des tests de classement linguistique ;
• Effectue les opérations de confirmation de la clientèle ;
• Collabore avec la technicienne en administration aux opérations liées à la sanction ;
• Effectue la gestion logistique pour la tenue des cours d’été du secteur régulier ;
• Gère le dossier des révisions de notes ;
• Intègre au système les corrections de notes, les demandes de dispense et de substitution ainsi que les demandes d’incomplet ;
• Prépare et rempli les formulaires d’épargne études, de fonds de placement, de compagnies d’assurances et en fait le suivi ;
• Prépare et rempli les formulaires requis pour la validation des antécédents judiciaires et en fait le suivi ;
• Collabore aux opérations spécifiques de la rentrée scolaire ;
• Effectue les différentes communications du Registrariat ;
• Prépare et transmet des notes de service ou des accusés de réception au besoin ;
• Offre un soutien à l’agente de soutien administratif à l’accueil en cas de besoin ;
• Assure le remplacement de l’agente de soutien administratif à l’accueil aux 2 campus lorsque nécessaire ;
• Utilise les technologies de l’information et de communication mises à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser ;
• Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.
Exigences :
Qualifications requises
• Diplôme d'études collégial (DEC) technique avec option appropriée ou attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents (800) heures et plus; OU
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée jumelé à deux (2) années d'expérience pertinente; OU
• Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme ou attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente jumelé à trois (3) années d'expérience pertinente.
Compétences recherchées
• Capacité d’adaptation face à la gestion de diverses situations imprévues;
• Capacité à travailler sous pression;
• Avoir un souci du service à la clientèle de qualité;
• Souci du détail;
• Capacité à faire des suivis et à respecter des échéanciers;
• Bon sens de l’organisation ;
• Faire preuve de dynamisme;
• Faire preuve d’entregent;
• Faire preuve d’autonomie et d’initiative;
• Bonne connaissance de la suite Office 365, plus particulièrement le logiciel Excel.
Tests requis :
Tests d’évaluation linguistique éliminatoires : seuil de réussite à 70% avec possibilité d’embauche conditionnelle à 60%; Test de jugement situationnelle sur les habiletés administratives (TJS-HA) éliminatoire : seuil de réussite à 60%; Tests des logiciels Excel et Word intermédiaire non éliminatoires : seuil de réussite à 60%.
Remarques :
Prendre note que le poste ou le remplacement sera d’abord offert à l’interne, dans le respect des dispositions des diverses conventions collectives.
Advenant que celui-ci n’ait pas été comblé à l’interne, les nouvelles candidatures seront analysées par un comité de sélection.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Nous vous invitons toujours à joindre votre curriculum vitae à jour afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
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