Offre d'emploi

Description :

Description du poste
Nature du travail :

Accomplir un ensemble de travaux administratifs spécialisés pour le SSAS sur tous les campus. Effectue une surveillance dans les salles d’examen et fera la gestion des mio et boite courriel. Participer à l’application des procédures relatives aux activités suivantes : accommodements à l’évaluation, surnuméraires preneurs de notes, l’épreuve de langue, etc. De plus, l’agente donnera un soutien administratif au CSA.

Tâches administratives régulières :

1. Communications diverses (courrier, téléphone, courriel, en présence)
2. Tenue de dossiers, création de documents divers, tenir à jour les inventaires
3. Participer à toute recherche, cueillette et agencement de renseignements à inclure dans les rapports, la correspondance, les avis de convocation, les comptes rendus, les procès-verbaux
4. Tenir à jour l’archivage des dossiers du SSAS en appliquant la politique des archives
5. Collaborer à la préparation, la mise à jour et la diffusion des documents d’information à la communauté
6. Collaborer à l’organisation d’activités diverses
7. Assurer la confidentialité des informations traitées dans l’exercice des tâches.
8. Soutenir le travail administratif des CSA
9. Soutenir le travail administratif de l’agente principale
10. Accomplir toute autre tâche connexe.

Travaux administratifs spécialisés :

1. Respecter les échéanciers des travaux et appliquer différentes procédures de nature relativement complexe, notamment en lien avec les accommodements, ainsi que les nouvelles technologies adaptées aux besoins de cette clientèle étudiante
2. Collaborer au recrutement des accompagnateurs, preneurs de notes, aides à la manipulation, surveillants
3. Participer à l’aménagement des locaux disponibles pour les étudiants ayant des besoins particuliers afin qu’ils soient fonctionnels, permettant l’utilisation de la technologie et du matériel adapté.Service à la clientèle auprès d’étudiants en situation de handicap diverses et auprès d’enseignants
a. Posture et attitude adéquates : assurer l’accueil, recevoir et filtrer les demandes et référer les personnes aux ressources appropriées et renseigner sur les services
b. Surveillance d’examens
i. Préparer, diffuser, recevoir et assurer le suivi des formulaires de demande de service.
ii. Préparer et mettre en œuvre l’horaire de surveillance des examens et tests.
iii. Recevoir et assurer un environnement calme pour les étudiantes et étudiants avant les évaluations.
iv. Surveiller les examens et tests en s’assurant du respect des procédures, règlements et politiques du Cégep de l’Outaouais (procédures du SSAS, PIEA, Règlement sur la fraude scolaire, etc.), en tenant compte des plans de service des étudiantes et étudiants et des consignes du personnel enseignant.
Recevoir les examens et tests du personnel enseignant et remettre ces derniers dans les délais prescrits.
v. Assurer une présence stable et rassurante
vi. Accueillir les étudiantes et étudiants ayant des besoins particuliers et, lorsque nécessaire désamorcer des situations anxieuses ou trouver l’aide nécessaire
4. Participer aux opérations liées à la rentrée scolaire, la gestion de la salle d’examen, l’organisation de l’Épreuve uniforme de langue et gestion des Preneurs de notes
5. Être prêt à apprendre les systèmes suivants en collaboration avec l’équipe du SSAS et le Service en informatique et multimédia (SIM)
a. Base de données Plan d’intervention Omnivox (PIO), Clara pédagogie et Clara-Services adaptés pour la réservation des examens au SSAS, et ABTutor pour la gestion de la salle d’examen
c. Assister les utilisateurs avec les logiciels adaptés et les équipements informatiques spécialisés.

Toutes autres tâches connexes

Exigences  :

Qualifications requises :
Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Exigences particulières :
- Posséder un excellent sens de l’organisation;
- Travailler avec rigueur, assurer les suivis et respecter les échéanciers;
- Faire preuve d’autonomie et d’initiative;
- Avoir le souci du service-client de qualité;
- Être sensible aux besoins particuliers de la clientèle étudiante du SSAS et intervenir efficacement auprès de cette dernière;
- Posséder une forte capacité d’adaptation face à la gestion de diverses situations imprévues;
-Être capable de gérer le stress et de continuer à travailler de façon efficace en période de fort achalandage.

Atouts :
1. Avoir de l’expérience avec la clientèle des services adaptés ou avec des personnes vivant avec une situation de handicap.
2. Connaître les systèmes utilisés par les services adaptés (Clara, Antidote, WordQ etc.)
3. Faire preuve d’entregent;
4. Posséder une bonne capacité à travailler de façon constructive en équipe;
5. Posséder des connaissances pratiques de base des logiciels de traitement de textes et de chiffrier électronique les plus courants (Word et Excel);
6. Posséder des connaissances avec la suite Adobe
7. Posséder une bonne connaissance du français parlé et écrit

Remarques :

Prendre note que le poste ou le remplacement sera d’abord offert à l’interne, dans le respect des dispositions des diverses conventions collectives.

Advenant que celui-ci n’ait pas été comblé à l’interne, les nouvelles candidatures seront analysées par un comité de sélection.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Nous vous invitons toujours à joindre votre curriculum vitae à jour afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.